Διαχείριση πολυκατοικίας και κοινόχρηστα: ένας απλός οδηγός για ιδιοκτήτες και ενοίκους.

Η σωστή διαχείριση μιας πολυκατοικίας αφορά όλους τους ιδιοκτήτες και τους ενοίκους. Από την έκδοση και την πληρωμή των κοινοχρήστων μέχρι τη συντήρηση του ανελκυστήρα, την καθαριότητα, τις επισκευές και τη διαχείριση του αποθεματικού, υπάρχουν πολλές καθημερινές υποχρεώσεις που πρέπει να οργανώνονται σωστά.
Για να λειτουργεί ομαλά μια πολυκατοικία, χρειάζεται σαφής κατανομή αρμοδιοτήτων, σωστή οικονομική παρακολούθηση και ενημέρωση των συνιδιοκτητών.

Στο παρόν άρθρο παρουσιάζουμε συνοπτικά τα βασικά σημεία που αφορούν τη λειτουργία και τη διαχείριση μιας πολυκατοικίας, όπως αναλύονται στο εγχειρίδιο της ΕΞΠΟ Εξυπηρέτηση Πολυκατοικιών.

Ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της πολυκατοικίας;
Κεντρικό πρόσωπο στη λειτουργία μιας πολυκατοικίας είναι ο διαχειριστής. Ο τρόπος εκλογής του και οι αρμοδιότητές του καθορίζονται από τον κανονισμό της πολυκατοικίας, όταν υπάρχει.
Ο διαχειριστής εκπροσωπεί την πολυκατοικία και αναλαμβάνει να υλοποιεί τις αποφάσεις της Γενικής Συνέλευσης των συνιδιοκτητών.
Στην πράξη, το έργο του μπορεί να περιλαμβάνει:
• την έκδοση και την είσπραξη των κοινοχρήστων,
• την πληρωμή των υποχρεώσεων της πολυκατοικίας,
• την παρακολούθηση του ταμείου,
• τη διαχείριση του αποθεματικού,
• τη φύλαξη των παραστατικών των δαπανών,
• την οργάνωση απαραίτητων εργασιών συντήρησης,
• τη συλλογή προσφορών για μεγαλύτερες εργασίες,
• και την εκπροσώπηση της πολυκατοικίας απέναντι σε τρίτους και στις αρμόδιες αρχές.
Για σημαντικές δαπάνες ή αποφάσεις που αφορούν συνολικά την πολυκατοικία, η διαδικασία περνά από τη Γενική Συνέλευση, σύμφωνα με όσα προβλέπονται στον κανονισμό.
Γιατί είναι σημαντική η Γενική Συνέλευση;
Η Γενική Συνέλευση είναι το βασικό όργανο μέσα από το οποίο οι συνιδιοκτήτες αποφασίζουν για ζητήματα που αφορούν την πολυκατοικία.
Για μεγαλύτερη διαφάνεια, είναι χρήσιμο να τηρείται βιβλίο πρακτικών, στο οποίο καταγράφονται τα θέματα που συζητήθηκαν, οι παρόντες, οι αποφάσεις που λήφθηκαν και τυχόν ενστάσεις.
Έτσι, οι αποφάσεις δεν μένουν μόνο σε προφορικό επίπεδο αλλά υπάρχει ένα οργανωμένο αρχείο για τη λειτουργία της πολυκατοικίας.

Τι περιλαμβάνουν τα κοινόχρηστα;
Τα κοινόχρηστα αφορούν τις δαπάνες που απαιτούνται για τη λειτουργία, τη συντήρηση και την επισκευή των κοινόχρηστων και κοινόκτητων χώρων και εγκαταστάσεων της πολυκατοικίας.
Ενδεικτικά, στις συνηθισμένες δαπάνες περιλαμβάνονται:
• η καθαριότητα της πολυκατοικίας,
• η συντήρηση και επισκευή του ανελκυστήρα,
• η ηλεκτρική ενέργεια των κοινόχρηστων χώρων,
• η ύδρευση όπου αφορά κοινόχρηστες ανάγκες,
• ο φωτισμός των κοινόχρηστων χώρων,
• υδραυλικές και ηλεκτρολογικές εργασίες,
• εργασίες στην κεντρική αποχέτευση,
• αποφράξεις,
• συντήρηση και επισκευές κοινόχρηστων εγκαταστάσεων,
• απεντομώσεις και μυοκτονίες,
• εργασίες μόνωσης του δώματος,
• επισκευές στην εξωτερική όψη,
• και εργασίες συντήρησης του κτιρίου.
Η ακριβής κατανομή των δαπανών δεν είναι ίδια σε όλες τις πολυκατοικίες. Βασικό ρόλο έχει ο ισχύων κανονισμός της κάθε οικοδομής και οι προβλεπόμενοι πίνακες κατανομής.

Πώς υπολογίζονται τα κοινόχρηστα;
Ένα από τα συχνότερα ερωτήματα των ιδιοκτητών και ενοίκων είναι γιατί κάθε διαμέρισμα πληρώνει διαφορετικό ποσό.
Οι κοινόχρηστες δαπάνες κατανέμονται σύμφωνα με τους κανόνες που ισχύουν για τη συγκεκριμένη πολυκατοικία και τον κανονισμό της. Επομένως, δεν σημαίνει ότι όλοι οι ιδιοκτήτες ή ένοικοι συμμετέχουν πάντοτε με το ίδιο ποσό. Αν δεν υφίσταται κανονισμός οι δαπάνες κατανέμονται με βάση τα τετραγωνικά μέτρα κάθε ιδιοκτησίας.
Για τον λόγο αυτό, όταν υπάρχει απορία σχετικά με το ποσό ενός διαμερίσματος, είναι σημαντικό να εξετάζονται τα στοιχεία της συγκεκριμένης πολυκατοικίας και ο τρόπος με τον οποίο προβλέπεται να κατανέμεται κάθε δαπάνη.

Ποιος πληρώνει τα κοινόχρηστα, ο ιδιοκτήτης ή ο ενοικιαστής;
Το ποιος καταβάλλει μια συγκεκριμένη δαπάνη μεταξύ ιδιοκτήτη και ενοικιαστή αποτελεί μέρος της μεταξύ τους συμφωνίας και της μίσθωσης.
Καθημερινές δαπάνες λειτουργίας, όπως η καθαριότητα, η συντήρηση του ανελκυστήρα ή ορισμένες καταναλώσεις, είναι λογικό να επιβαρύνουν τον ενοικιαστή
Ωστόσο, σε περίπτωση δικαστικής διεκδίκησης ανεξόφλητων κοινοχρήστων, η ένωση των συνιδιοκτητών στρέφεται κατά του ιδιοκτήτη του ακινήτου, σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο
Για αυτό είναι σημαντικό οι οικονομικές υποχρεώσεις να είναι ξεκάθαρες και να τηρούνται σωστά τα σχετικά παραστατικά.

Τι γίνεται όταν ένα διαμέρισμα είναι κλειστό;
Ένα κενό ή μη χρησιμοποιούμενο διαμέρισμα δεν σημαίνει απαραίτητα ότι απαλλάσσεται από τα κοινόχρηστα.
Όταν υπάρχει κανονισμός, εφαρμόζονται οι προβλέψεις του σχετικά με τυχόν απαλλαγές ή εκπτώσεις για κενές ή αχρησιμοποίητες ιδιοκτησίες.
Ελλείψει σχετικής πρόβλεψης στον κανονισμό, η κενή ιδιοκτησία εξακολουθεί να συμμετέχει στις κοινόχρηστες δαπάνες.
Τι είναι το αποθεματικό της πολυκατοικίας;
Το αποθεματικό είναι ένα χρηματικό ποσό που συγκεντρώνεται επιπλέον των συνηθισμένων μηνιαίων δαπανών.
Σκοπός του είναι να υπάρχει διαθέσιμο ποσό για έκτακτες, επείγουσες ή μεγαλύτερες ανάγκες της πολυκατοικίας.
Για παράδειγμα, μια σημαντική επισκευή ή μια απρόβλεπτη δαπάνη μπορεί να απαιτήσει χρήματα που δεν καλύπτονται εύκολα από τα τρέχοντα κοινόχρηστα.
Η διαχείριση και η αξιοποίηση του αποθεματικού γίνεται σύμφωνα με τις αποφάσεις της συνιδιοκτησίας.

Γιατί πρέπει να φυλάσσονται τα παραστατικά;
Η διαφάνεια στα οικονομικά της πολυκατοικίας είναι ιδιαίτερα σημαντική.
Για κάθε δαπάνη πρέπει να υπάρχουν τα αντίστοιχα νόμιμα παραστατικά, τα οποία τηρούνται από τον διαχειριστή ή την εταιρεία που έχει αναλάβει τη σχετική οικονομική διαχείριση.
Η σωστή αρχειοθέτηση βοηθά τους συνιδιοκτήτες να γνωρίζουν πού κατευθύνονται τα χρήματα της πολυκατοικίας και διευκολύνει τον έλεγχο των οικονομικών στοιχείων.
Παράλληλα, η ύπαρξη οργανωμένου αρχείου είναι σημαντική όταν χρειάζεται να αποδειχθούν δαπάνες ή οικονομικές υποχρεώσεις.

Τι γίνεται όταν υπάρχουν απλήρωτα κοινόχρηστα;
Οι ανεξόφλητες οφειλές μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικό πρόβλημα στη λειτουργία μιας πολυκατοικίας, καθώς οι υπόλοιποι συνιδιοκτήτες μπορεί να χρειαστεί να καλύψουν προσωρινά υποχρεώσεις της οικοδομής.
Για αυτό η έγκαιρη παρακολούθηση των οφειλών αποτελεί σημαντικό μέρος της σωστής οικονομικής διαχείρισης.
Σε περίπτωση ανεξόφλητων κοινοχρήστων, η ένωση των συνιδιοκτητών μπορεί να προσφύγει στα αρμόδια πολιτικά δικαστήρια για τη διεκδίκησή τους, από τον ιδιοκτήτη του ακινήτου, με τη διαδικασία και τις προϋποθέσεις που ισχύουν.
Η συστηματική ενημέρωση των ιδιοκτητών για τις οφειλές μπορεί να βοηθήσει ώστε ένα πρόβλημα να αντιμετωπιστεί πριν εξελιχθεί σε μεγαλύτερη οικονομική επιβάρυνση για την πολυκατοικία.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ έκδοσης κοινοχρήστων και οικονομικής διαχείρισης;
Δεν είναι το ίδιο πράγμα η έκδοση των κοινοχρήστων με την πλήρη οικονομική διαχείριση μιας πολυκατοικίας.
Στην έκδοση κοινοχρήστων, η εταιρεία αναλαμβάνει τη μηχανογραφική επεξεργασία των δαπανών και την έκδοση των ειδοποιήσεων πληρωμής και των σχετικών καταστάσεων.
Ο διαχειριστής εξακολουθεί να έχει την ευθύνη για την είσπραξη των ποσών, την πληρωμή των υποχρεώσεων της πολυκατοικίας και την τήρηση του ταμείου και των παραστατικών.
Στην οικονομική διαχείριση, αντίθετα, η εταιρεία μπορεί να αναλάβει ένα ευρύτερο σύνολο εργασιών. Αυτό περιλαμβάνει ενδεικτικά:
• μηχανογραφική έκδοση κοινοχρήστων,
• διανομή ειδοποιήσεων,
• είσπραξη κοινοχρήστων,
• πληρωμή υποχρεώσεων προς προμηθευτές,
• τήρηση αρχείου παραστατικών,
• παρακολούθηση του ταμείου,
• ενημέρωση για το αποθεματικό και τις οικονομικές υποχρεώσεις,
• παρακολούθηση οφειλετών,
• και απολογισμό των οικονομικών στοιχείων της πολυκατοικίας.
Με αυτόν τον τρόπο, η καθημερινή οικονομική λειτουργία μπορεί να οργανωθεί πιο συστηματικά και να υπάρχει σαφέστερη εικόνα της οικονομικής κατάστασης της οικοδομής.

Τι δεν αποφασίζει μια εταιρεία κοινοχρήστων;
Ένα σημαντικό σημείο είναι ότι η εταιρεία διαχείρισης δεν αποφασίζει αυθαίρετα για τις δαπάνες ή για τις συνεργασίες της πολυκατοικίας.
Οι αποφάσεις σχετικά με το είδος και το ύψος των δαπανών, την πρόσληψη ή απόλυση εργαζομένων και την επιλογή ή αλλαγή προμηθευτών λαμβάνονται από τη Γενική Συνέλευση των συνιδιοκτητών και υλοποιούνται από τον διαχειριστή.
Ο ρόλος της εταιρείας είναι να παρέχει την υπηρεσία που έχει συμφωνηθεί και να εκτελεί τις εντολές του διαχειριστή ή της διαχειριστικής επιτροπής, προσφέροντας παράλληλα την απαραίτητη υποστήριξη.
Αυτός ο διαχωρισμός αρμοδιοτήτων είναι σημαντικός για μια διαφανή και σωστά οργανωμένη διαχείριση.
Συχνές ερωτήσεις για τα κοινόχρηστα και τη διαχείριση πολυκατοικίας

Ποιος είναι υπεύθυνος για τα κοινόχρηστα;
Ο διαχειριστής έχει βασικό ρόλο στην έκδοση, την είσπραξη και την οικονομική παρακολούθηση των κοινοχρήστων, σύμφωνα με τον κανονισμό και τις αποφάσεις της πολυκατοικίας. Όταν έχει ανατεθεί οικονομική διαχείριση σε εταιρεία, μέρος αυτών των εργασιών μπορεί να αναλαμβάνεται από την εταιρεία.
Είναι υποχρεωμένοι όλοι να πληρώνουν το ίδιο ποσό;
Όχι απαραίτητα. Η κατανομή των δαπανών γίνεται σύμφωνα με τον κανονισμό και τα ποσοστά συμμετοχής που ισχύουν για κάθε ιδιοκτησία και για κάθε κατηγορία δαπάνης.
Ένα κλειστό διαμέρισμα πληρώνει κοινόχρηστα;
Εξαρτάται από τον κανονισμό της πολυκατοικίας και τις σχετικές προβλέψεις. Η απλή μη χρήση ενός διαμερίσματος δεν σημαίνει από μόνη της ότι όλες οι κοινόχρηστες δαπάνες μηδενίζονται.

Τι είναι το αποθεματικό;
Είναι ένα ποσό που συγκεντρώνεται για έκτακτες ή μεγαλύτερες ανάγκες της πολυκατοικίας και χρησιμοποιείται σύμφωνα με τις αποφάσεις της συνιδιοκτησίας.
Ποια είναι η διαφορά έκδοσης κοινοχρήστων και διαχείρισης;
Η έκδοση κοινοχρήστων αφορά κυρίως τον υπολογισμό και την έκδοση των ειδοποιήσεων. Η οικονομική διαχείριση περιλαμβάνει επιπλέον εργασίες, όπως εισπράξεις, πληρωμές προμηθευτών, παρακολούθηση ταμείου και οφειλών και οικονομικό απολογισμό.
Η σωστή διαχείριση κάνει την καθημερινότητα πιο απλή.
Η διαχείριση μιας πολυκατοικίας δεν είναι μόνο η έκδοση ενός ειδοποιητηρίου κάθε μήνα. Περιλαμβάνει την παρακολούθηση των οικονομικών, τη συντήρηση του κτιρίου, την επικοινωνία μεταξύ των συνιδιοκτητών και την οργάνωση των καθημερινών υποχρεώσεων.
Όσο πιο ξεκάθαρες είναι οι αρμοδιότητες και όσο καλύτερα οργανώνονται τα οικονομικά στοιχεία, τόσο ευκολότερα μπορούν να αντιμετωπιστούν οι καθημερινές ανάγκες και οι έκτακτες υποχρεώσεις μιας πολυκατοικίας.

Η ΕΞΠΟ Εξυπηρέτηση Πολυκατοικιών δραστηριοποιείται στον χώρο της έκδοσης και διαχείρισης κοινοχρήστων από το 1974, με στόχο να προσφέρει οργανωμένη υποστήριξη στη λειτουργία των πολυκατοικιών και να κάνει την καθημερινή διαχείριση όσο γίνεται πιο απλή και ξεκάθαρη.

Έχετε κάποια απορία σχετικά με τη διαχείριση ή τα κοινόχρηστα;
Για οποιαδήποτε διευκρίνιση, απορία ή περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση της πολυκατοικίας σας, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας. Η ΕΞΠΟ είναι στη διάθεσή σας για να σας ενημερώσει και να σας βοηθήσει να βρείτε την κατάλληλη λύση για τις ανάγκες της πολυκατοικίας σας.

Τηλ:2310-225537
www.expo-koinoxrista.com